CEO экосистемы EVOLUT Виктория Иконникова рассказывает, как подготовиться к мероприятию и провести его без ошибок и разочарования.
В этой статье:
Что такое стратегическая сессия и зачем она бизнесу
Стратегическая сессия — это специально организованное мероприятие, на котором руководство и ключевые сотрудники компании собираются для совместного определения миссии компании, долгосрочных целей, стратегического планирования и каскадирования.
Стратегическая сессия — это специально организованное мероприятие, на котором руководство и ключевые сотрудники компании собираются для совместного определения миссии компании, долгосрочных целей, стратегического планирования и каскадирования.
- позволяют определить четкое направление развития и согласовать действия всей команды;
- на них можно договориться об общем взгляде на проекта и расставить приоритеты в ключевых задачах;
- это возможность обсудить риски в развитии компании и разработать конкретные шаги для их решения;
- общая работа команды повышает мотивацию и вовлеченность сотрудников, позволяет лучше узнать друг друга и руководство.
Виды стратегических сессий
- Сессия стратегического планирования. Она проводится, чтобы обсудить и зафиксировать долгосрочное общее видение проекта, его миссии, целей и ключевых задач.
- Коммуникационная сессия. Здесь цель — устранить конфликты, улучшить взаимопонимание и общение в команде
- Функциональная сессия. Направлена на углубленную работу с задачами конкретного направления (маркетинг, HR, IT).
- Форсайт-сессия. Это встреча про будущее, фокус на поиске новых идей, технологий или бизнес-моделей для развития.
В сообществе EVOLUT мы разбираем бизнес-кейсы участников на форум-группах и бизнес-разборах. Оставьте заявку — и мы пригласим вас.
Участники и формат проведения
Бывают стратегические сессии для собственников бизнеса и инвесторов, для команды управления и сессии для отдельных функциональных направлений в рамках команды. По форме стратсессии могут быть: очные, когда вся команда собирается вместе, онлайн и гибридные.
Важные правила подбора участников:
- лучше меньше, чем больше. В широком обсуждении велик шанс потерять вектор и ценные идеи. Удачное количество участников — от 7 до 15 человек;
- участники должны уметь видеть ситуацию в целом и не слишком закапываться в частности. Если участник не видит вне рамок своего отдела или функции — вряд ли он сможет принести пользу в обсуждении.
Как подготовиться к стратегической сессии
- Четко определите цель сессии, сформулируйте задачи и ожидаемые результаты, чтобы все участники понимали, к чему стремятся.
- Составьте список участников — ключевых руководителей и экспертов, чье участие обеспечит полноту и качество обсуждения. Пригласите их и получите подтверждение. Если конкретный специалист не может — обсудите, кто сможет его заменить.
- Выберите подходящую форму проведения сессии — это может быть воркшоп, мозговой штурм или стратегическая игра — в зависимости от целей и особенностей команды.
- Не забудьте обеспечить логистику — забронировать помещение, подготовить оборудование и материалы для участников.
- Подготовьте все необходимые материалы: аналитические отчеты, SWOT-анализ, рыночные данные и предварительные идеи, которые послужат основой для дискуссии.
- Разработайте поэтапный план встречи: темы, временные рамки и порядок обсуждения, чтобы мероприятие прошло структурировано и эффективно.
Проведение стратегической сессии
Чтобы всё прошло успешно, у сессии должен быть понятный ведущий, он же модератор. Основное его отличие от остальных участник в в том, что модератор в меньшей степени участвует в дискуссии и в большей — направляет её, следит за целесообразностью обсуждения, таймингом и переходом от одного этапа к другому. Модератором может быть один из членов команды, или его можно пригласить извне.
В другом случае ведущим стратсессии может быть фасилитатор. В отличии от модератора, этот человек обладает инструментами, как проводить встречу, как ускорять обсуждение, делать его более интенсивными, насыщенным или выводить в небанальное русло.
📖 Как компании разработать стратегию развития бизнеса — читайте в нашей статье
Результаты
Стратегическую сессию можно считать прошедшей успешно, когда удалось получить результат, в который вложили свою работу все участники, и все согласны с этим результатом. Образ результата важно сформировать ещё до её проведения, на этапе планирования, и затем в ходе модерации стремиться к нему.
Что может быть результатом стратегической сессии:
- сформулированные миссия и цель в бизнесе
- дорожная карта развития компании
- план каскадирования крупных бизнес-целей на операционный уровень
- разработанная инновация
Типичные ошибки при проведении стратсессий
Неудачно выбранная цель
Чаще всего это результат того, что руководитель или команда не смогли конкретно ответить на вопрос «Зачем мы делаем эту сессию, что мы хотим в итоге получить». В результате коллеги встречаются, обсуждение идёт, но заходит не туда и не дает ответа на изначально поставленные вопросы.
Примеры удачных целей
- Сформировать единое видение и миссию компании для всей команды.
- Определить долгосрочную стратегию развития компании на 3–5 лет.
- Разработать план выхода на новые рынки или сегменты.
- Установить приоритетные направления инвестиций и инноваций.
- Разработать стратегию повышения конкурентоспособности бренда.
- Разработать план по улучшению клиентского опыта и удержанию клиентов.
- Обсудить и согласовать новые продукты или услуги для запуска в ближайшее время.
- Проанализировать текущие риски и разработать меры по их минимизации.
Неполный состав участников
- Например, управляющий состав есть, а собственника нет – тогда он не понимает логику команды и выступает против результатов встречи.
- В сессии участвуют только топ-менеджеры без привлечения ключевых специалистов или экспертов — важные идеи и мнения могут быть упущены.
- Также неэффективно привлекать слишком большое количество участников, что усложняет управление дискуссией и снижает продуктивность.
- Еще одна ошибка — включение в команду людей, не связанных с обсуждаемыми вопросами или не обладающих необходимой компетенцией, что может привести к неправильным выводам.
- Кроме того, отсутствие представителей разных отделов или уровней управления создает узкий взгляд на проблему и ограничивает возможности поиска решений.
Неудачный формат
Ошибки в форме проведения стратегических сессий могут значительно снизить их эффективность и привести к потере времени и ресурсов:
- проведение сессии как «свободного обсуждения» без четкой повестки часто приводит к хаосу и отсутствию конкретных решений
- монотонные презентации без интерактива быстро утомляют участников и не способствуют активному участию;
- неэффективны длинные обсуждения без четкой структуры — они могут затянуться и не дать конкретных результатов;
- использование «игр» без учета целей и аудитории, что может вызвать недоумение и снизить мотивацию;
- проведение брейншторма без предварительной подготовки или без модератора. В результате участники теряют фокус, идеи размываются, а итоговые решения оказываются размытыми или отсутствуют вовсе;
- проведение сессии в слишком короткие сроки не дает возможности глубоко проработать вопросы, а слишком длинные — утомляют и снижают концентрацию.
Недостаточная вовлеченность участников
За одним столом коллеги болтают между собой, за другим — уткнулись в телефон. К сожалению, бывает и такое. Поэтому ведущему важно в начале сессии прямо озвучить «Мы ожидаем активной работы всех участников» и не стесняться вернуть дискуссию в продуктивное русло.
Подведем итоги
- Стратегические сессии различаются по цели, составу участников и форме проведения;
- Чтобы провести сессию удачно, нужно подготовиться: продумать образ результата, состав участников, логистику и необходимые документы;
- Вести сессию должен модератор или фасилитатор, у которого есть согласованный поэтапный план;
- Результаты стратегической сессии — сформулированное решение проблемы, озвученной в начале сессии, и укрепление отношений между участниками.
Этот материал подготовлен по мотивам встречи в сообществе EVOLUT. Каждый месяц мы собираем предпринимателей, чтобы обмениваться опытом, вместе решать сложности, расти самим и развивать свой бизнес. Присоединяйтесь!
